就活をしていると、何通もメールのやり取りをしますよねぇ～。

受信したメールに返信するのは当たり前ですが、
実はほとんどの方が基本やマナーを判っていません!

そうなると、もう就活とか以前の問題です。

キチンとしたメールを返信すると、担当の方も
「お、この子はちゃんとしてるな！」と思います。

社会人になる一歩手前とはいえ、
やはりメールの返信くらいはしっかりしたいものです。

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あなたはキチンと返信出来る自信がありますか？

まぁ、もし今自信が無くても大丈夫です！

メールの返信はほとんど定型文のような感じですから、
基本を押さえれば何も心配は要りません。

「じゃそれ教えて！」
ハイ、了解しました(^o^)

今回は、そんなあなたのために
就活メールの返信の基本と例文をまとめてみましたよぉ～♪

では、ちょい悪おっ３、２，１，キュ～！！

まずはここをおさえよう!

就活メールの返信は

• 基本
• 書き方
• 送る場面

この３点が大事です。

これをおさえているかいないかで
大きな差が出ちゃうんですねぇ～。

でもそんなに難しいことはないので
安心して下さい(^o^)

それぞれポイントがあるので、
その辺を見ていきましょう！

返信メールの基本

当たり前のことですが、基本は
「相手に対し、失礼にならないこと」です。

では「失礼になること」というのはどういうことか？
それは、もし自分がされたら不快に思うことです。

そう考えると簡単ですよね？
あまり難しく考える必要はありません。

相手はあなたのことをよく知りません。

ですから、メールの内容で
あなたがどういう人間か判断されてしまいます。

中でも、返信のメールはあなたの人間性が問われます。

しっかりとした返信メールが出来るように、
いくつかの基本を見ていきましょう！

上記のものは全て基本中の基本です！

ではそれぞれを詳しく説明しますね♪

1. 件名は簡潔に書く

就活メールのやり取りをする担当者は、
毎日数十通のメールを受信しています。

会社の規模によっては、
百通以上ということもあるんですね。

そんな中で、よく意味の分からない件名のメールが来たら
すぐに開封すると思いますか？

思いませんよね？
私なら開封しません。

ですから、メールの件名は見てすぐに分かるように
簡潔にする必要があるんですね。

よく分からない件名のメールや、
知らない人からのメールは通常後回しにされます。

ですから、まず最初に用件を書いて
その後に自分の名前を書くようにしましょう！

例）
資料送付頂き、御礼申し上げます（〇〇大学□□学部　返信三郎）
会社説明会日程のご連絡の御礼（〇〇大学□□学部　返信三郎）

このような感じですね。
見れば一発でメールの内容が分かりますよね？

他のメールに埋もれて、後回しにされないように
件名は簡潔で分かりやすくしましょう！

2.誤字・脱字が無いかチェックしてからメールする

これは、就職してからも絶対にやって下さい。

誤字・脱字が多いメールを読むと、
送信してきた人間をあなたならどう思いますか？

決して良くは思わないですよね？
頭が悪い、或いは適当な人間だと思うはずです。

ですから、メールを書いたら必ず読み直して
誤字・脱字が無いか確認してから出すようにしましょうね！

3.返信は24時間以内にする

頂いたメールには、24時間以内に
返信するのが原則です。

ですから、就活中は最低でも一日一回は
メールを確認するようにしましょうね。

もし仮に、すぐに返信出来ない場合でも、
その旨をメールするようにしましょう。

これも相手の立場に立ってみれば
分かることですよね？

何も連絡が無いまま数日後に返信が来るのと比べて、
どちらが良いのかは明らかです。

4.メール受信したら必ず返信する

メールというのは、送信しても
相手に届いたかどうかが分かりませんよね？

又、届いたとしても内容を確認したかどうかが
送信側には分からないです。

もしあなたが送信側の立場なら、
メールを読んでくれたかどうか気になりますよね？

ということは、あなたにメールを送信する方も
同じように思っているということです。

ですので、メールを頂いたら必ず
「内容を確認しました」という返信をしましょう。

そうすれば送信側も安心出来ます。

常に相手の立場に立って考えましょうね♪

5.急用はメールしない

これは返信とはちょっと違いますが、
大事なことなので覚えておいて下さいね。

当日に、急用で予定変更せざるを得ない場合など、
緊急の時にはメールでの連絡はNGです。

担当の方は、あなたからのメールを
常にチェックしている訳ではありませんからね。

たとえ緊急な内容のメールであっても、
すぐに読んでもらえるかどうかなんて分かりません。

ですので、緊急の際はメールではなく
電話をするようにしましょう！

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メール本文の書き方

さて、返信メールの基本は判りましたね？

ではここから、返信の本文について
詳しく見ていきましょう。

メールの本文は、大きく分けて
３つのパートから成り立っています。

1. 書き出し
2. 要件
3. 署名

難しいことは何もないですし、
基本的な書き方は大体決まってます。

それぞれ例を挙げながら見ていきましょう！

書き出し

まずは相手の名前を書いて、
その後自分を名乗りましょう！

「メールの件名に自分の名前書いてるよ！」
って思うかもしれませんが、これ常識ですからね。

実際に就職して、取引き先とメールの
やり取りをする際にも同じように書きます。

ですので、しっかりと覚えましょう！

例とポイント

例）
株式会社〇〇　総務部人事課　送信太郎　様

〇〇大学□□学部の返信三郎と申します。

ポイントはいくつかあります。

• 株式会社を（株）とするのはNGです。
• 担当者の名前が分からない場合は「採用ご担当様」でOKです。
• 担当者の苗字だけ分かる場合は書き方に注意しましょう。

  ◯　総務部人事課　課長　送信様
  ×　総務部人事課　送信課長様

上記の部分に気をつけて書きましょうね♪

要件

書き出しを書いたら次は要件です。

これは何と言っても読みやすさが重要です。
又、内容が分かりやすいというのもポイントですね。

では良い例と悪い例を見てみましょう！

例文とポイント

良い例）
「先日は説明会会場のご連絡を頂きまして、
誠にありがとうございました。

よろしくお願い申し上げます。」

悪い例）

「先日は説明会会場のご連絡を頂きまして誠にありがとうございました。○月×日△時に○○会
場へ必要書類持参の上お伺いさせて頂きます。当日はご担当者様からお話を伺えることを大変楽
しみにしております。よろしくお願い申し上げます。」

もう一見して分かりますよね？

ポイントは「適切な改行と適度な行間」です。

良い例が、適切な位置で改行して
適度に行間を空けているのに比べ、

悪い例の方は文章の変なところで改行されているし、
行間が詰まり過ぎですよね？

句読点も全く使っていませんので、
むっちゃ読みづらいし分かりづらくないですか？(-_-;)

相手がメールを読む環境によって
改行される位置は変わってきます。

ですので一概に何文字で改行というのは
ハッキリとは言えません。

ただ、通常はPCで確認すると思いますので、
一行の文字数は30文字くらいがイイと思います。

メールを送信する前に、自分宛に一回送信してみる！
という手もありますね。

そうすれば、どのような文章になっているのか
確認出来るので安心ですよ♪

署名

さて、要件を書いたら最後に署名を書きます。

これはあなたの「名刺代わり」になるので
必ず書くようにして下さいね！

緊急の連絡先を相手に教えることで
電話でも連絡をすることが出来るようになります。

例とポイント

例）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
〇〇大学　□□学部　4年
返信　三郎（へんしん　さぶろう）

自宅TEL　03-0000-1234
携帯TEL　090-1234-0000
e-mail　〇〇◯◯＠△△△.ne.jp
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

ポイントは、特にありません(笑）

まぁ、携帯のメールアドレスも書いてもいいですが、
あまり気にしなくてもイイですね。

とにかく「最後に署名を書く」
ということだけは忘れないようにしましょう！

返信メールを送る場面

一言で返信メールと言っても、
メールをする場面はたくさんあります。

以下のような感じですね。

では、それぞれ書き出しの後の部分の
例文を見ていきましょう！

資料送付のお礼

先日、貴社の資料を請求させて頂きました
〇〇大学□□学部の返信　三郎と申します。

この度は、大変お忙しい中
早々に資料をお送り頂き、有難うございました。

本日無事に拝受いたしました。

早速拝見させて頂きます。
・
・
・

会社説明会の連絡へのお礼

先日は説明会会場のご連絡を頂きまして、
誠にありがとうございました。

○月×日△時に○○会場へ、
必要書類持参の上お伺いさせて頂きます。

当日は、ご担当者様からお話を伺えることを
大変楽しみにしております。
・
・
・

会社説明会のお礼

先日はお忙しい中、会社説明会のお時間を設けて頂き
誠に有難うございました。

貴社の理念や、社会に対する姿勢をお聞かせ頂き、
有意義且つ非常に貴重な時間を過ごさせて頂きました。

心より御礼申し上げます。
・
・
・

選考通過・面接日連絡のお礼

この度は、書類選考通過のお知らせを頂きまして
誠にありがとうございました。

又、面接の機会を頂けるとのこと、
重ねて御礼申し上げます。

ご指定の○月○日にお伺いいたしますので、
何卒宜しくお願い申し上げます。

内定のお礼

この度は、貴社より内定のご連絡をいただき、
誠に有難うございました。

心より感謝申し上げます。

一日も早く、ご期待に応えるべく
日々努力してまいります。

今後ともご指導のほど、
何卒よろしくお願い申し上げます。

OB・OGへの内定報告

大変お世話になっております。
〇〇大学□□学部の返信三郎でございます。

おかげさまで、貴社より内定のご連絡を頂きましたので、
ご報告申し上げます。

これも〇〇先輩からのご助言のおかげですので
深く感謝しております。

本当に有難うございました。
・
・
・

まとめ

メールでのコミュニケーションでは
相手の顔が見えません。

ですので、自分の感情や言いたいことを
文章でうまく表現する必要があります。

例え悪気がなくても、文章の書き方によっては
かなり失礼になってしまうこともあり得るんですね。

特に返信メールでは、お礼の気持ちなどを
相手にしっかり伝えることが大事です。

うまく伝わらないと、あなたの人間性を
疑われてしまうことにもなりかねません。

それではもったいないですよね？

ですので、上記の例文を参考にして、
気持ちのこもったしっかりとした返信メールを
するように心掛けて下さいね。

以上、返信メールの基本でした！

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